Topíte se ve své kanceláři v záplavě dokumentů a přemýšlíte, co můžete zlikvidovat, abyste získali více prostoru? V tomto článku vám vysvětlíme, jak si poradit s archivací firemních dokumentů, abyste nejen zpacifikovali chaos kolem sebe, ale především splnili normy dané zákonem.
Co potřebujete vědět o archivačních lhůtách
- Zákonné lhůty pro délku archivaci dokumentů se liší podle toho, o jaké dokumenty se jedná. Je tedy rozdíl, zda chcete zpracovávat daňové doklady, mzdové listy nebo odpisové plány.
- Archivace firemních dokumentů je popsána v několika zákonech, u každého typu dokumentů proto uvádíme odkaz na odpovídající normu, v níž najdete kompletní informace. Doporučujeme si vždy ověřit, že vámi zvolený způsob archivace odpovídá aktuální podobě norem.
- Do třídění, archivace nebo dokonce likvidace dokumentů se pusťte jen v případě, že znáte správný postup. Pokud si nejste jistí, vše raději konzultujte s právním nebo účetním oddělením.
Pro větší i menší firmy je ideálním řešením mít zpracované interní směrnice pro oběh, zpracování, archivaci a likvidaci dokumentů, a to přesně na míru pro své podnikání. Z této směrnice poté mohou vycházet zaměstnanci v konkrétních situacích. Druhou variantou je najít si specializovanou firmu, která vše pohlídá za vás.
Doba archivace dokumentů dle zákona
Daňové doklady
Zákon: Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.)
Základní doby archivace daňových dokladů:
- 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
- 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty
Účetní záznamy
Zákon: Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.)
Základní doby archivace účetních záznamů:
- 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva
- 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let
- 5 let: účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví
Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele
Zákon: Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.)
Základní doby archivace dokladů vyplývajících z pozice zaměstnavatele:
- 3 roky: stejnopisy evidenčních listů
- 30 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění
- 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
- 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
Archiválie
Zákon: Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.)
Jedná se o záznamy či dokumenty, které vznikly z činnosti obchodních korporací a družstev (kromě bytových družstev) a které jsou podle zákona určené k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. Korporace a družstva mají povinnost dokumenty vypsané níže uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jedná se o tyto dokumenty:
- dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu: zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, likvidaci nebo zániku
- dokumenty o řízení: protokoly a zápisy z jednání statutárního nebo dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad
- dokumenty o majetku podnikatelského subjektu: mimořádné inventarizace majetku, smlouvy o převodu vlastnického práva, certifikace ochranných známek
- finanční dokumenty: účetní závěrky
- dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce: podnikatelské záměry, dokumentace výrobků
Co s firemními dokumenty po uplynutí archivační povinnosti?
Po uplynutí archivační povinnosti je třeba písemnosti vhodným způsobem a bezpečně zlikvidovat. Jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejlepším způsobem je skartace. V našem článku o výběru skartovačky se dočtete více informace o druzích skartovaček a stupních utajení, které vám pomohou zlikvidovat firemní dokumenty podle zákonných norem.
Jak dokumenty archivovat
Skladování tištěných dokumentů
V případě, že archivujete dokumenty v jejich tištěné listinné podobě, můžeme vás odkázat na náš sortiment umožňující efektivní skladování.
- Pořadače: Základní výbavou pro archivaci jsou pořadače, do kterých můžete uložit dokumenty všech možných formátů (např. pořadače A4 nebo A5). Při výběru se zaměřte také na šíři hřbetu vybraného pořadače, která určuje jeho kapacitu. Nejoblíbenější jsou pákové pořadače, které umožňují rychlý přístup k dokumentům, nabízíme ale také dvoukroužkové nebo čtyřkroužkové pořadače.
- Štítky na pořadače: K šanonům si vždy rovnou kupte také odpovídající štítky na pořadače, které vám umožní vše dobře označit a popsat. Štítky vybírejte podle rozměrů hřbetu pořadače. Na štítek si kromě obsahu pořadače můžete poznačit také datum, do kdy je třeba materiály uložené uvnitř archivovat. V budoucnu vám to usnadní práci při vyřazování dokumentů.
- Archivační systémy: Šanony, které nepotřebujete mít po ruce, doporučujeme uložit do archivačních systémů. Nejčastěji se využívají plastové nebo papírové archivační krabice, které jsou svou velikostí přímo uzpůsobeny velikosti šanonů. Krabice poté uložte na suché a bezpečné místo například ve skladu. Každou krabici doporučujeme označit štítkem s popisem obsahu krabice a datem.
- Další sortiment: Pro efektivnější třídění a uložení se vám může hodit také sešívačka, prospektové obaly nebo jiné obaly pro archivaci.
Elektronická archivace dokumentů
V současné době spousta firem volí archivaci dokumentů v jejich elektronické podobě. Ačkoli digitalizace firemního archivu někdy vyžaduje počáteční investici, dlouhodobě se jedná o levné, efektivní a ekologické řešení.
Pokud jste obdrželi dokumenty přímo v elektronické podobě, jejich uložení na vybrané úložiště je poměrně rychlá a snadná záležitost. Pokud ale máte dokumenty určené pro archivaci v listinné podobě, bude třeba se zabývat jejich převodem do elektronické podoby a uložením. V takovém případě je nutné vědět, že jednoduché naskenování a uložení na cloudu nebo pevném disku nestačí. Elektronická archivace dokumentů podléhá pravidlům, které je třeba dodržovat.
Podmínky a způsob elektronického uchování daňových dokladů
U elektronicky archivovaných dokladů je nutné dodržet tyto tři podmínky:
- Věrohodnost původu dokladů: Dokumenty musí být opatřeny ověřovacími metadaty, která zaručují totožnost osoby, která doklad oprávněně vystavila.
- Neporušitelnost jejich obsahu: Je třeba zaručit, že obsah dokladu nebyl změněn. Věrohodnost původu i neporušitelnost obsahu je možné zajistit za pomoci uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečeti nebo elektronické výměny informací EDI.
- Čitelnost: Je třeba zajistit, aby bylo možné se seznámit s obsahem dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení. Nejčastěji se pro archivaci volí formát PDF/A, což je oficiální archivační verze formátu PDF.
Doklady poté musí být uchovány prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat. Zároveň je nutné, aby byl na žádost správce daně umožněn přístup k těmto dokladům bez zbytečného odkladu. Pokud místem uchování dokumentů není tuzemsko, musí plátce oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů a zároveň zajistit právo volného přístupu v reálném čase jak k daňovým dokladům, tak k datům zaručujícím věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu.
Pro efektivní uchování dokumentů
Pro převod dokumentů do jejich elektronické podoby a jejich následné efektivní uložení vám doporučujeme vybrat si především kvalitní skener a spolehlivé dlouhodobé úložiště.
- Skenery: Skener vybírejte především podle formátu materiálů, které se chystáte skenovat, běžné jsou skenery A4 a skenery A3. Rozhodující je také rozlišení uváděné v DPI a rychlost skenování.
- Úložiště dat a datová média: Do této kategorie spadá široký sortiment paměťových médií, na která můžete ukládat svá data. Spadají sem například paměťové karty, externí disky, pevné disky nebo chytrá datová úložiště NAS. Více o paměťových úložištích a jejich výběru zjistíte v našem článku.