Každá firma i domácnost někdy stojí před otázkou, jak nejlépe zničit dokumenty, které obsahují citlivé údaje. Může se jednat o účetní záznamy, informace o zaměstnancích nebo dodavatelích, prezentaci firemního know-how, marketingovou strategii nebo třeba jen faktury od nákupů. U některých typů dokumentů způsob likvidace přímo ukládají právní normy pro skartaci důvěrných a utajovaných materiálů. U jiných je pro vás jednoduše bezpečnější, když se dokumenty zničí tak, že je nikdo nebude moct přečíst.
Nejsnazším způsobem zničení papíru je jejich znehodnocení ve skartovačce. Jak vybrat tu nejlepší skartovačku přesně podle vašich potřeb vám vysvětlíme v tomto článku, případně názorně ukážeme v následujícím videorádci.
(Pro shlédnutí všech našich videorádců navštivte náš YouTube kanál.)
Co potřebujete vědět při výběru skartovačky?
-
Výběr skartovačky závisí především na tom, jaké dokumenty a jak často budete skartovat. V prvním kroku si proto zodpovězte na tyto tři otázky:
- Potřebujete skartovačku domů na příležitostnou skartaci menšího objemu papírů? Nebo naopak hledáte skartovačku do firemních kanceláří s velkým objemem dokumentů?
- Potřebujete likvidovat běžné kancelářské dokumenty či důvěrné a utajované spisy?
- Jaká bude gramáž skartovaných dokumentů? Budete chtít skartovat i další média určená k likvidaci, jako jsou například CD?
Pro běžné skartování menšího objemu dokumentů v domácnosti nebo v malé kanceláři většinou stačí osobní skartovačka se stupněm utajení číslo 3 v nižší cenové hladině. Domácí skartovačky jsou určeny především pro využívání jedním pracovníkem a nedisponují vysokými výkony. Většinou také nemají automatický systém podávání papíru a vy tak musíte ručně do stroje vkládat materiály určené pro zničení (ruční skartovačky papíru).
Velké kanceláře, které potřebují likvidovat stovky až tisíce listin denně, využijí velkoobjemové nebo automatické profesionální skartovačky. Tyto výkonné kancelářské skartovací stroje si poradí s větším objemem papíru a bývají vybaveny automatickým podavačem, díky kterému nemusíte do skartovačky dokumenty vkládat ručně. Některé stroje umí zničit i dokumenty s kovovými kancelářskými sponkami, s CD nebo DVD či dokonce magnetické karty, což se může hodit hlavně ve větších podnicích nebo v bankách.
Toto základní rozdělení vám umožní vybrat si z naší nabídky domácích i kancelářských skartovaček za pomoci parametrů vysvětlených níže. Využít můžete také náš interaktivní porovnávač skartovaček.
Základní parametry skartovacích strojů
Stupeň utajení
Platí, že čím vyšší stupeň utajení skartovačka zajišťuje, tím menší kousky z dokumentu při skartování vytváří. Existuje několik norem a vyhlášek, které definují, jakému stupni utajení odpovídají jednotlivé velikosti proužků či částic. Jedná se o normu DIN 32 757 (která definuje 5 stupňů utajení), normu DIN 32757-1 (která definuje stupně P-1, P-2, P-3, P-4, P-5 a P-6), a dvě vyhlášky Národního bezpečnostního úřadu.
Nové požadavky na utajení od 1. 1. 2023
Národní bezpečnostní úřad ČR schválil novou vyhlášku, která zpřísňuje certifikaci skartovacích strojů. Stroje s příčným řezem vyhovyjí i požadavkům na ochranu osobních údajů GDPR.
Vyberte si správný stroj dle stupnice NBÚ!
Vše je přehledně znázorněno v tabulce níže:
| 7 úrovní utajení | Velikost odpadu | DIN 66399 | DIN 32757-1 | NBÚ (Vyhláška č. 339/1999 Sb.) |
NBÚ (Vyhláška č. 528/2005 Sb.) |
NBÚ (Vyhláška č. 13/2022 Sb.) |
Zobrazit skartovače |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Obecné utajení | Proužek do 12 mm | P-1 | 1 | ||||
| Interní utajení | Proužek do 6 mm | P-2 | 1 | ||||
| Citlivá data | Částice do 320 mm2 | P-3 | 2 | V - Vyhrazené | 1 | ||
| Vysoce citlivá data | Částice do 160 mm2 | P-4 | 3 | D - Důvěrné | 2 | NNI 1 - "Vyhrazené" |  |
| Tajné | Částice do 30 mm2 | P-5 | 4 | T - Tajné | 3 | NNI 2 - "Důvěrné" | |
| Přísně tajné | Částice do 10 mm2 | P-6 | 5 | PT - Přísně tajné | 4 | NNI 3 - "Tajné" | |
| Nejvyšší utajení | Částice do 5 mm2 | P-7 | NNI 4 - "Přísně tajné" | |
Značka
V naší nabídce najdete spolehlivé skartovačky značek Rexel, Fellowes, HSM, Leitz a Dahle.
Typ řezu
Tento parametr určuje, jaká je výsledná podoba papírového odpadu po skartování dokumentů. Skartovačky mohou být vybaveny podélným řezem (na proužky) nebo křížovým řezem na částice či dokonce mikročástice.
Objem koše
Koš skartovačky je třeba pravidelně vyprazdňovat, proto je dobré mít dostatečnou kapacitu (v naší nabídce najdete mini skartovačky s objemem 9 litrů, až po skartovačky s objemem 205 litrů).
Kapacita řezání
Kapacita řezání udává, kolik listů dokáže skartovačka skartovat najednou. Čím vyšší je kapacita, tím více práce za uvedenou dobu stroj odvede. Při výběru skartovače si ale dejte pozor na technické údaje od výrobce. Může se stát, že výrobce uvádí počet listů s gramáží 70 g/m2, i když většina běžných papírů má gramáž 80 g/m2. Číslo ze specifikací si tedy musíte vynásobit číslem 0,875, abyste získali potřebný údaj. Fotopapír s gramáží 210 g/m2 pak sníží doporučený počet stran na třetinu.
Rychlost řezání
Rychlost řezání je udávaná v metrech za minutu, případně v milimetrech za sekundu. Určuje, jak rychle si skartovačka poradí se skartovaným dokumentem.
Hlučnost a ovládání
Hlučnost je důležitá při velkých objemech skartování, a to především ve větších kancelářích s open space prostorem, kde by hlučná skartovačka mohla rušit zaměstnance při práci.
Doba nepřetržité skartace
Některé pokročilé stroje mají neomezenou dobu skartování, jiné zase umožňují skartovat jen několik minut bez přestávky.
Speciální funkce
- Ochrana proti přeplnění papírem: Některé skartovačky mají speciální systém, který zabrání zaseknutí papíru.
- AntiJam: Některé lepší skartovačky disponují funkcí, která pomáhá skartovacímu stroji předejít zaseknutí papíru v mechanice.
- SafeSense: technologie zvyšující bezpečnost při skartování. Chrání před zachycením vlasů, částí oblečení, šperků a zvířecí srsti.
DŮLEŽITÉ: Jak pracovat se skartovačkou
- Rozhodně se nepokoušejte skartovat materiál, který není určen pro váš typ či model skartovačky.
- Pravidelně vyprazdňujte odpadní nádobu tak, aby nemohlo dojít k zachycení skartovaného papíru zpět na řezné nože.
- Nepřekračujte řeznou kapacitu, může tím dojít k nenávratnému poškození řezného mechanismu.
- Pravidelně promazávejte stroj olejem do skartovačky, jinak se může velmi dramaticky snížit životnost celého systému. Můžete použít také tzv. olejový papír, což je papír napuštěný olejem, jehož skartováním se promaže systém skartovačky snadno a rychle.
Pro snadnější manipulaci s odpadem můžete do některých skartovaček používat pytle na odpad.
 |
na úvodní stránku |
| využít porovnávač skartovaček |  |
| nakoupit v kategorii skartovaček |  |